【どうやって保管する?】飲食店個人事業主のための領収書の保管方法
飲食店オーナー飲食店オーナー

開業してから領収書が増えてきたけど、どうやって整理すればいいんだろ?

タミナト税理士タミナト税理士

毎日の仕入で領収書って増えていきますよね。
今回は領収書の整理方法を説明してきますね。

こんな疑問ありませんか?
  • 領収書をもらうときのチェックポイントを知りたい
  • 領収書の整理保管方法を知りたい
  • こんなときはどうする?
    ①レシートでも領収書の代わりになる?
    ②そもそもレシートももらえなかった?
    ③外食をした時
    ④贈答品を送った時
    ⑤プライベートと飲食店のレシートが混ざった時
記事の内容。
  • 領収書をもらう時のポイントは
    1宛名
    2金額
    3用途
    4日付5発行者
    6印紙
  • 保管方法のポイントは、「コスパよく領収書を探したいと思った時にすぐに探せること!
  • 保管期間は7年間
  • よくある疑問
    ①レシートでも代用可能!
    領収書がない場合は、自分でメモを使っておく。
    ③飲食代のために領収書をもらったとき
    ④贈答品を送った時
    ⑤プライベートと飲食店のレシートが混ざったとき

領収書って飲食店を開業するとたくさんもらいますよね。

確定申告の時に必要になる領収書なので、保管方法や保存期間しっておいてくださいね。

領収書をもらったときのチェックポイント

領収書をもらったときは念のため以下の項目をチェックしておいてください。

特に大きな金額の領収書の場合は、税務調査のときに経費に認めてもらえなかったら大変です。

トラブルを事前に回避するためにチェックしておきましょう。

宛名 あなたの名前やあなたの飲食店名が書かれていることを確認してください。
金額 金額の先頭に「¥」、末尾に「-」などあとから改ざんできないようになっていることをチェックしてください。
用途 「材料代」など何に使ったものか他人から見てもわかるようにしてください。
日付 日付が間違ってないか確認してください
発行者 領収書を発行した者の住所・氏名が書かれているか確認してください。
印紙 金額が税込み5万円以上の場合に、印紙が貼られていて、消印されているか

 

領収書の保管と保存方法

保管方法はコスパよく、探したいときに探せれば大丈夫!

領収書の保管方法って事業主ごとに違ってるなーと税理士を始めてから思いました。

ノートに貼ってる飲食店もあれば、封筒にバサッと入れてる飲食店もあります。

よくある保管方法

よくある保管方法。
  • ノートに貼る方法
  • 封筒にバサッと入れる方法
  • 支払った内容ごとに、クリアファイルに入れておく方法

領収書の保管方法は法律で決まってたりしません。

そして、キチンと整理しても、領収書って見返す機会ってそんなにありません…

なので、保管方法に手間をかけすぎず、必要になったときに簡単に探せる方法がいいと思います。

私の事務所では、「月別」に「封筒」に領収書をバサッと入れて保管してもらってます。

保存期間は7年保存しておきましょう!

領収書は一定期間保存しておく必要があります。

一定期間というのは、青色申告と白色申告で違ったりするのですが、細かいことは気にせず7年間保管しておくと覚えておけばいいでしょう。

こんな時はどうする?

レシートでも領収書の代わりになる!

たまにレシートはダメで、領収書しか経費にならないという考えの方がいます。

しかし、レシートでもちゃんと経費になります

むしろ、レシートのほうが何にいくら使ったと書いてあるので、税務調査のときにスムーズに進む面もあります。

そもそも領収書がない場合はメモを残しておきましょう

領収書がもらえない場合ってありますよね。

例えば、精米機を使って、お米を精米したときって、機械から領収書でません。

そんなときは、100均に売っている「出金伝票」や最悪メモでも結構ですので、何にお金を使ったかを残しておいてください。

飲食代にお金を使ったら、「どんな会社の誰と」「なんのための」飲食代かをメモしておく。

領収書をとっておけば経費になるわけではありません。

飲食店に関係のある支払いだけが経費になります。

そのため、打ち合わせのために飲食代の支払いをしたときは、「どんな会社の誰と」「なんのための」をメモしておいてください。

メモを何も残さずにいると、税務調査のときにプライベートの飲食代じゃないかと疑われてしまいます。

贈り物をしたときは、「贈った相手」と「なんのための」贈り物かをメモ

飲食代のときと同じですが、贈り物をしたときも飲食店の運営に必要な贈り物じゃないと経費になりません。

なので、贈り物を買った場合は、「贈った相手」と「なんのための」贈り物かをメモしてください。

メモがないと、ただ単に自分のためにお金を使ったのかと疑われてしまいます。

プライベートと飲食店のレシートが混じった場合

レシートの中にプライベートの支払いと飲食店の支払いが混じってしまう場合があります。

プライベートの支払いは二重線で消して、飲食店の支払いだけ経費にするようにしておいてください。

 まとめ

飲食店での領収書の保管方法を説明しています。

飲食店だと、スーパーで仕入を毎日したりするので、領収書が多くなりますよね。

この機会に、保管方法を確認しといてください。